👤 Vis ma vie de Responsable Billetterie concerts spectacles : Apolline Bordelot

LUNDI

Mais avant tout, la billetterie c’est quoi ? Une petite explication audio avec Apolline pour comprendre ce service et sa nouvelle façon de fonctionner :

Ici, la billetterie a une spécificité puisque l’Accor Arena dispose de la commercialisation exclusive de tous les événements accueillis et joue aussi le rôle de distributeur des places.

Au programme de cette matinée : la pré-vente des billets !

L’Arena peut en effet d’abord vendre des places sur son site, puis ouvrir les ventes sur d’autres plateformes dans un second temps.

Pour cette tâche, la billetterie fait le lien entre la production et l’équipe marketing qui prépare les contenus postés en ligne pour informer le public de la vente de billets.  Dans un premier temps, cette vente se fait uniquement sur le site de l’Accor Arena : c’est le système de la pré-vente.

 

Puis Apolline fait le point avec le reste de l'équipe billetterie concerts (Marie et Cyril) pour organiser la semaine avec notamment les mises en vente en cours et la préparation d'événements.

MARDI

10h Mise en vente. Attention, pour cette tâche encore plus que d’habitude : « l’heure c’est l’heure ». Il s’agit de mettre à disposition toutes les catégories de places sur toutes les autres plateformes (autres que accorarena.com) autorisées à vendre des places.

Il faut vendre rapidement (parfois toutes les places disparaissent en quelques minutes) parce que :

-       s’il reste des dispos dans une catégorie, il faut des places pour chaque distributeur ; Donc Apolline répartit régulièrement à grands coups de clic frénétiques de souris les places. Il ne faut surtout pas créer d’inégalités entre l’offre des différents sites.

-       Un évènement qui affiche complet rapidement permet au producteur de pouvoir s’organiser pour proposer une seconde date au public.

Puis, les maths s’invitent avec le tableau de remplissage. «  Il n’y a pas d’à peu près dans la billetterie ! Ici,  à peu près eh bien c’est à peu près 60 euros et 32 centimes par exemple !»

Tous les services suivent de près ce point étape qui permet de savoir par exemple : s’il faut songer à ouvrir ou fermer des portes, si les équipes commerciales peuvent encore proposer des loges aux clients ou encore pour quantifier les besoins en personnel d'accueil,...

Sur un événement, tous les services sont interdépendants, il y a besoin de suivre au plus près les chiffres parce que derrière chaque billet se cache une typologie de spectateurs aux besoins très différents en termes d’accompagnement, de signalétique, de services (restauration, parking..) et prestations (activités ou animations complémentaires).

 

MERCREDI

Aujourd’hui, Apolline entre dans l’Arèn(e)a ! Avec la team event manager, elle accompagne une équipe de production pour lui permettre de se rendre compte des possibilités de la salle et ainsi affiner le découpage de la salle envisagé. Pour cela, elle fait aussi appel à l’équipe régie de l’Arena pour discuter des impacts de l’implantation technique sur le placement des spectateurs.

Lorsqu’il s’agit de jeunes productions ou de productions qui passent pour la 1ère fois à l’Arena, la billetterie joue aussi un rôle très important d’accompagnement. Les plans et les mails ça ne dit pas tout. Il y a aussi les contraintes de captation ou de tribune média à prendre en compte.

Le but ? Que la production tarifie les places convenablement en fonction de la visibilité et de la proximité à la scène, mais aussi que les équipes de l’Arena puisse apporter toutes les solutions  techniques (des exemples Apolline) nécessaires à la production. Les équipes de l'Arena peuvent ainsi décider de rétracter des rangs de gradin pour accueillir une large scène ou un proscenium (c'est-à-dire une avant-scène).Autre exemple d'ajustement : tirer des rideaux pour ne pas ouvrir toute la salle s'il n' y a pas besoin de remplir toute la salle.

En effet, le producteur (ou organisateur) est propriétaire de sa billetterie. Il prend donc les décisions en termes de tarification et de découpage de la salle.

JEUDI

Aujourd’hui, Apolline a chaussé ses baskets ! Pour accueillir un spectacle circassien, les points de vigilance et les contraintes ne sont pas les mêmes que pour un concert. Avec des voltigeurs dans le show, les spectateurs ont besoin de lever la tête en hauteur, le point de mire est donc très différent de celui d'un concert. Par ailleurs, les accroches sons et lumières vont encercler la scénographier. Autant d'éléments qui amènent à répenser le confort visuel du public et la sécurité des artistes.

En amont d’un événement, un event manager va faire le lien entre l’équipe technique de la production et tous les services de l’exploitation à l’Accor Arena (besoins en électricité, en matériel, en matériaux, ameublement pour les salons/loges, les configurations, …). L’event manager communique régulièrement avec Apolline à l'approche de l'heure H.

Plus en aval, Apolline échangera  une salve d’informations avec différents services.

-       Pour l’accueil et la sécurité : combien de personnes, différents degrés d’accessibilité  et où  vont se diriger ces spectateurs?

-       Pour l’event manager : y a-t-il des packages VIP, lesquels? Par où vont rentrer les invités, doivent-ils rentrer avant, y a-t-il du merchandising à récupérer… ?

-       A la technique / régie : il existe des implantations spécifiques pour chaque événement : taille, forme de la scène,... La régie produit un plan d’implantation incorporé au plan de salle de l’Arena. Et si toutes les informations ne sont pas disponibles en amont, toutes les réserves techniques possibles sont faites par défaut. Puis ces places en question seront libérées si les questionnements ou contraintes sont levées.

Vendredi

Tard dans la nuit, la scène est démontée pour que les éléments d’une implantation en mode concert  puissent être montés dans la foulée.

Quelques heures plus tard, visite des lieux par la production dont le concert est demain. Apolline et un event manager de l’Arena présentent les espaces billetterie et guichet, les emplacements qui leur sont réservés dans la salle, le déroulement de la soirée. Le moyen de matérialiser tout le travail préparatoire effectué en amont, lors de coups de fil quotidien.

Le montage du show du lendemain s’effectue. Puis, vérification de la scène et de tout l’aspect technique par : Apolline, la régie de la salle,  l’event manager  et  les régisseurs de la production. Il s’agit de se rendre compte si les éléments montés par l’équipe de production sont fidèles à ce qui a été communiqué en amont dans le plan d’implantation initial. Si ce n’est pas le cas, des ajustements sont à réaliser par les équipes de l’Arena. L’occasion aussi de vérifier la visibilité des places situées aux abords de la scène par rapport à des éléments scénographiques ou des groupes d’enceintes (grappe de son dans le jargon) par exemple. Apolline teste différentes place fait éventuellement réajuster des éléments amovibles si besoin :

«Quand c’est un show international qui a déjà été rôdé avant d’arriver en France, c’est plus simple car on sait déjà à quoi s’attendre car il y a la possibilité d’avoir des images avant d’accueillir l’événement. Quand il s’agit d’une première en France, on doit forcément s’attendre à quelques réglages. Mais souvent quand on commercialise, le show n’est pas encore monté, donc c’est un projet que la production nous communique. Et ce n'est véritablement qu’au moment où la scène est montée que l’on peut juger de la fidélité de ce qu’il y a sur le papier par rapport au rendu dans la salle. Il y a toute une partie 3D qui n’est pas représentée sur les plans d’implantation technique. Donc c’est une fois que tout est implanté et que les ajustements  sontfaits que l’on peut être rassuré et se dire que tous les spectateurs passeront un bon spectacle. »

Samedi 

Encore quelques heures avant le concert du jour. Le rythme s’accélère mais Apolline n’a pas besoin de monter le son…la mécanique est bien huilée !

C’est à présent la phase de préparation du contrôle d’accès pour que ouvrir les portes en temps et en heure pour tout le monde. Notre billettiste exporte depuis son logiciel tous les codes-barres des billets vendus, sur le serveur du contrôle d’accès qui lui même est relié aux douchettes : ces dernières  permettant de scanner les codes-barres des billets présentés par les spectateurs à l’entrée de la salle.

Vérification et émission des e-tickets alors qu'en parallèle,  des billets papiers sont imprimés pour certaines catégories de spectateurs.

Lorsqu'un billet apparaît comme invalide au contrôle d'accès Apolline et son équipe sont contactés afin de comprendre la raison (mauvaise impression, contrefaçon,..) et gérer le litige (en proposant par exemple une nouvelle impression ou l'achat d'un billet s'il en reste).