đŸ‘€ Vis ma vie de Responsable Billetterie concerts spectacles : Apolline Bordelot

BIO EXPRESS

Une carriÚre dans les cafés-concerts, salles de théùtre et sociétés de production de spectacle : Apolline a toujours eu le show dans le sang !

Enfant, elle se rĂȘvait Prof de maths-cascadeuse, rien que ça ! CĂŽtĂ© Ă©tudes : une formation scientifique et un diplĂŽme en communication & production artistique.
Et comment dire ? le rĂȘve d’enfant est finalement devenu rĂ©alitĂ© lorsqu’en 2009  cette trentenaire devient Responsable billetterie ! Car vous allez voir, les chiffres il y en a un paquet Ă  gĂ©rer dans une billetterie et les dons d’équilibriste-jongleur aussi pour savoir concilier les attentes des diffĂ©rents interlocuteurs.

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LUNDI

Mais avant tout, la billetterie c’est quoi ? Une petite explication audio avec Apolline pour comprendre ce service et sa nouvelle façon de fonctionner :

🔊La billetterie c'est quoi ?

🔊 Apolline Bordelot

-🔊 Apolline Bordelot

Ici, la billetterie a une spĂ©cificitĂ© puisque l’Accor Arena dispose de la commercialisation exclusive de tous les Ă©vĂ©nements accueillis et joue aussi le rĂŽle de distributeur des places.

Au programme de cette matinée : la pré-vente des billets !

L’Arena peut en effet d’abord vendre des places sur son site, puis ouvrir les ventes sur d’autres plateformes dans un second temps.

Pour cette tĂąche, la billetterie fait le lien entre la production et l’équipe marketing qui prĂ©pare les contenus postĂ©s en ligne pour informer le public de la vente de billets.  Dans un premier temps, cette vente se fait uniquement sur le site de l’Accor Arena : c’est le systĂšme de la prĂ©-vente.

 

Puis Apolline fait le point avec le reste de l'équipe billetterie concerts (Marie et Cyril) pour organiser la semaine avec notamment les mises en vente en cours et la préparation d'événements.

MARDI

10h Mise en vente. Attention, pour cette tĂąche encore plus que d’habitude : « l’heure c’est l’heure ». Il s’agit de mettre Ă  disposition toutes les catĂ©gories de places sur toutes les autres plateformes (autres que accorarena.com) autorisĂ©es Ă  vendre des places.

Il faut vendre rapidement (parfois toutes les places disparaissent en quelques minutes) parce que :

-       s’il reste des dispos dans une catĂ©gorie, il faut des places pour chaque distributeur ; Donc Apolline rĂ©partit rĂ©guliĂšrement Ă  grands coups de clic frĂ©nĂ©tiques de souris les places. Il ne faut surtout pas crĂ©er d’inĂ©galitĂ©s entre l’offre des diffĂ©rents sites.

-       Un Ă©vĂšnement qui affiche complet rapidement permet au producteur de pouvoir s’organiser pour proposer une seconde date au public.

Puis, les maths s’invitent avec le tableau de remplissage. «  Il n’y a pas d’à peu prĂšs dans la billetterie ! Ici,  Ă  peu prĂšs eh bien c’est Ă  peu prĂšs 60 euros et 32 centimes par exemple !»

Tous les services suivent de prĂšs ce point Ă©tape qui permet de savoir par exemple : s’il faut songer Ă  ouvrir ou fermer des portes, si les Ă©quipes commerciales peuvent encore proposer des loges aux clients ou encore pour quantifier les besoins en personnel d'accueil,...

Sur un Ă©vĂ©nement, tous les services sont interdĂ©pendants, il y a besoin de suivre au plus prĂšs les chiffres parce que derriĂšre chaque billet se cache une typologie de spectateurs aux besoins trĂšs diffĂ©rents en termes d’accompagnement, de signalĂ©tique, de services (restauration, parking..) et prestations (activitĂ©s ou animations complĂ©mentaires).

 

"Si mon mĂ©tier Ă©tait une chanson ? Bohemian Rapsody. Dans la commercialisation d’un Ă©vĂ©nement, on passe par plein de couleurs d’émotions diffĂ©rentes et je trouve que cette chanson reprĂ©sente bien ce concept. Et puis c'est un chef d'oeuvre n'est-ce pas, alors pourquoi s'en priver ?! "

MERCREDI

Aujourd’hui, Apolline entre dans l’ArĂšn(e)a ! Avec la team event manager, elle accompagne une Ă©quipe de production pour lui permettre de se rendre compte des possibilitĂ©s de la salle et ainsi affiner le dĂ©coupage de la salle envisagĂ©. Pour cela, elle fait aussi appel Ă  l’équipe rĂ©gie de l’Arena pour discuter des impacts de l’implantation technique sur le placement des spectateurs.

Lorsqu’il s’agit de jeunes productions ou de productions qui passent pour la 1Ăšre fois Ă  l’Arena, la billetterie joue aussi un rĂŽle trĂšs important d’accompagnement. Les plans et les mails ça ne dit pas tout. Il y a aussi les contraintes de captation ou de tribune mĂ©dia Ă  prendre en compte.

Le but ? Que la production tarifie les places convenablement en fonction de la visibilitĂ© et de la proximitĂ© Ă  la scĂšne, mais aussi que les Ă©quipes de l’Arena puisse apporter toutes les solutions  techniques (des exemples Apolline) nĂ©cessaires Ă  la production. Les Ă©quipes de l'Arena peuvent ainsi dĂ©cider de rĂ©tracter des rangs de gradin pour accueillir une large scĂšne ou un proscenium (c'est-Ă -dire une avant-scĂšne).Autre exemple d'ajustement : tirer des rideaux pour ne pas ouvrir toute la salle s'il n' y a pas besoin de remplir toute la salle.

En effet, le producteur (ou organisateur) est propriétaire de sa billetterie. Il prend donc les décisions en termes de tarification et de découpage de la salle.

🔊 Les compĂ©tences de billettiste 🔊

🔊Apolline Bordelot

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JEUDI

Aujourd’hui, Apolline a chaussĂ© ses baskets ! Pour accueillir un spectacle circassien, les points de vigilance et les contraintes ne sont pas les mĂȘmes que pour un concert. Avec des voltigeurs dans le show, les spectateurs ont besoin de lever la tĂȘte en hauteur, le point de mire est donc trĂšs diffĂ©rent de celui d'un concert. Par ailleurs, les accroches sons et lumiĂšres vont encercler la scĂ©nographier. Autant d'Ă©lĂ©ments qui amĂšnent Ă  rĂ©penser le confort visuel du public et la sĂ©curitĂ© des artistes.

🔊 Un mĂ©tier passion 🔊

🔊Apolline Bordelot

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En amont d’un Ă©vĂ©nement, un event manager va faire le lien entre l’équipe technique de la production et tous les services de l’exploitation Ă  l’Accor Arena (besoins en Ă©lectricitĂ©, en matĂ©riel, en matĂ©riaux, ameublement pour les salons/loges, les configurations, 
). L’event manager communique rĂ©guliĂšrement avec Apolline Ă  l'approche de l'heure H.

Plus en aval, Apolline Ă©changera  une salve d’informations avec diffĂ©rents services.

-       Pour l’accueil et la sĂ©curitĂ© : combien de personnes, diffĂ©rents degrĂ©s d’accessibilitĂ©  et oĂč  vont se diriger ces spectateurs?

-       Pour l’event manager : y a-t-il des packages VIP, lesquels? Par oĂč vont rentrer les invitĂ©s, doivent-ils rentrer avant, y a-t-il du merchandising Ă  rĂ©cupĂ©rer
 ?

-       A la technique / rĂ©gie : il existe des implantations spĂ©cifiques pour chaque Ă©vĂ©nement : taille, forme de la scĂšne,... La rĂ©gie produit un plan d’implantation incorporĂ© au plan de salle de l’Arena. Et si toutes les informations ne sont pas disponibles en amont, toutes les rĂ©serves techniques possibles sont faites par dĂ©faut. Puis ces places en question seront libĂ©rĂ©es si les questionnements ou contraintes sont levĂ©es.

Vendredi

Tard dans la nuit, la scĂšne est dĂ©montĂ©e pour que les Ă©lĂ©ments d’une implantation en mode concert  puissent ĂȘtre montĂ©s dans la foulĂ©e.

Quelques heures plus tard, visite des lieux par la production dont le concert est demain. Apolline et un event manager de l’Arena prĂ©sentent les espaces billetterie et guichet, les emplacements qui leur sont rĂ©servĂ©s dans la salle, le dĂ©roulement de la soirĂ©e. Le moyen de matĂ©rialiser tout le travail prĂ©paratoire effectuĂ© en amont, lors de coups de fil quotidien.

Le montage du show du lendemain s’effectue. Puis, vĂ©rification de la scĂšne et de tout l’aspect technique par : Apolline, la rĂ©gie de la salle,  l’event manager  et  les rĂ©gisseurs de la production. Il s’agit de se rendre compte si les Ă©lĂ©ments montĂ©s par l’équipe de production sont fidĂšles Ă  ce qui a Ă©tĂ© communiquĂ© en amont dans le plan d’implantation initial. Si ce n’est pas le cas, des ajustements sont Ă  rĂ©aliser par les Ă©quipes de l’Arena. L’occasion aussi de vĂ©rifier la visibilitĂ© des places situĂ©es aux abords de la scĂšne par rapport Ă  des Ă©lĂ©ments scĂ©nographiques ou des groupes d’enceintes (grappe de son dans le jargon) par exemple. Apolline teste diffĂ©rentes place fait Ă©ventuellement rĂ©ajuster des Ă©lĂ©ments amovibles si besoin :

«Quand c’est un show international qui a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© rĂŽdĂ© avant d’arriver en France, c’est plus simple car on sait dĂ©jĂ  Ă  quoi s’attendre car il y a la possibilitĂ© d’avoir des images avant d’accueillir l’évĂ©nement. Quand il s’agit d’une premiĂšre en France, on doit forcĂ©ment s’attendre Ă  quelques rĂ©glages. Mais souvent quand on commercialise, le show n’est pas encore montĂ©, donc c’est un projet que la production nous communique. Et ce n'est vĂ©ritablement qu’au moment oĂč la scĂšne est montĂ©e que l’on peut juger de la fidĂ©litĂ© de ce qu’il y a sur le papier par rapport au rendu dans la salle. Il y a toute une partie 3D qui n’est pas reprĂ©sentĂ©e sur les plans d’implantation technique. Donc c’est une fois que tout est implantĂ© et que les ajustements  sontfaits que l’on peut ĂȘtre rassurĂ© et se dire que tous les spectateurs passeront un bon spectacle. »

"Si mon mĂ©tier Ă©tait un sport, je crois que je choisirais les flĂ©chettes parce que c’est calme et prĂ©cision dans un milieu effervescent. AprĂšs c’est quand mĂȘme du travail d’équipe aussi. Donc des flĂ©chettes... mais en Ă©quipe 😉"

Samedi 

Encore quelques heures avant le concert du jour. Le rythme s’accĂ©lĂšre mais Apolline n’a pas besoin de monter le son
la mĂ©canique est bien huilĂ©e !

C’est Ă  prĂ©sent la phase de prĂ©paration du contrĂŽle d’accĂšs pour que ouvrir les portes en temps et en heure pour tout le monde. Notre billettiste exporte depuis son logiciel tous les codes-barres des billets vendus, sur le serveur du contrĂŽle d’accĂšs qui lui mĂȘme est reliĂ© aux douchettes : ces derniĂšres  permettant de scanner les codes-barres des billets prĂ©sentĂ©s par les spectateurs Ă  l’entrĂ©e de la salle.

VĂ©rification et Ă©mission des e-tickets alors qu'en parallĂšle,  des billets papiers sont imprimĂ©s pour certaines catĂ©gories de spectateurs.

Lorsqu'un billet apparaßt comme invalide au contrÎle d'accÚs Apolline et son équipe sont contactés afin de comprendre la raison (mauvaise impression, contrefaçon,..) et gérer le litige (en proposant par exemple une nouvelle impression ou l'achat d'un billet s'il en reste).

 

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Quand le marathon hebdomadaire est terminĂ©, c’est parfois un sprint qui redĂ©marre, en fonction de la programmation. La billetterie est donc un poste rock n’ roll dans lequel l’adaptabilitĂ©, la gestion du stress, la rigueur et le sens du timing sont essentiels !

Et pour finir en beautĂ© votre semaine dans la peau d’Apolline, voici sa playlist de travail !

🎧La playlist de travail đŸŽ¶

Playlist by Apolline Bordelot

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